🎯 Objectif de la procédure
Standardiser la gestion de tous les reçus, factures et paiements pour les 4 entreprises du groupe DOTS, en utilisant un processus unifié supporté par :
- Productive.io : source de vérité pour les projets, budgets, coûts et revenus.
- Dext Prepare : collecte et pré-codage des reçus/factures.
- Xero / QuickBooks Online (QBO) : comptabilité légale (3 entités Xero, 1 entité QBO).
- Plooto & Float : paiement des fournisseurs et des employés.
- Cloudmeb : tenue de livres, publication depuis Dext et conciliations.
👥 Rôles & responsabilités (résumé)
- Employé·e :
- Soumet ses dépenses via Dext.
- Transmet les factures fournisseurs au bon GP.
- GP (Gestionnaire de Projet) :
- Rattache toutes les dépenses au bon projet/budget dans Productive.
- Valide la nature de la dépense (billable / non-billable).
- Prépare les factures clients en draft dans Productive.
- Directeur·trice de compte / Service-Conseil (SC) :
- Valide la facturation client (contenu, scope, relation).
- Admin / Ops (ex. Adrianne) :
- Revue des dépenses, approbation > 500 $.
- Prépare les lots de paiements Plooto/Float.
- Coordonne avec Cloudmeb.
- Cloudmeb :
- Publie les éléments depuis Dext vers Xero/QBO.
- S’assure du bon codage comptable et des conciliations.
⚙️ Règles générales
- Tous les reçus et factures passent par Dext (sauf les factures clients, qui viennent de Productive → Xero/QBO).
- Aucun paiement fournisseur ou remboursement employé ne se fait en direct dans la banque :
- uniquement via Plooto (virements) ou Float/carte de crédit.